简介国内常用保险柜的分类方法
发布日期: 2013-09-13
文件档案都是数量很大,根据单纯的一种方法很难分得清,所以需要一些类目的结合才能保证文件档案的整齐存放。
分类方法:
1、保管期限和年度分类
先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类。先以“件”整理的档案多数单位采用这种方法,采用这种分类比较便于操作,尤其对于小单位,而对于大一些的单位,虽说不用份问题,但为了查找方便,还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则,将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起,如果上级文件和下级文件较多,则将上、下级文件与本级文件分开,上级排前,本级排中,下级排后。
2、保管期限+年度+问题分类
先将应归档文件材料按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题,比如如综合、政工、业务分类,此种档案整理方法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位,以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位。以“卷”为整理单位的,在按问题整理档案前,先要按级别分类,上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中,除非是针对本级的文件。以“件”为整理单位的,上、下级文件又必须分到各个问题类目中。
3、问题+年度+保管期限分类
先将归档文件按问题分类,每各问题下按年度分类,再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司),此种分类法盒号编制方法是同一问题内,从“1”开始编制一个大流水号,件号编制方法是同一年度内,同一保管期限下,从“1”开始编制一个流水号。
4、年度+保管期限分类
先将归档文件按年度分类,每个年度下按保管期限分类,此种档案整理方法是按照上级业务主管机关的规定办的,此种分类法盒号编制方法是同一年度内,从“1”开始编制一个流水号。
只要按照上面任何一种方法都可以把杂乱的文件整理清楚了,但是为了方便的查找,和以后的混乱,建议一定要根据自己单位的档案选择适合的一种分类方法。京品盛隆